راهکارهایی برای همکاری دانش محور - وبلاگ عینک سفارشی

به گزارش وبلاگ عینک سفارشی، برای انتقال دانش بین کارکنان چه تدبیری بیاندیشیم؟!

روش های نوین کاری در شرکت ها بخصوص برای هماهنگی با کارمندان نسل هزاره هنوز هم دستخوش تغییرات اساسی است. در حال حاضر اتوماسیون جایگزین یک سری از کارهای تکراری و مشخص اداری شده و اغلب برنامه های سنتی اداری حذف شده و تیم های IT برای پاسخگویی به نیازهای تازه در محیط کاری در هر جا و هر زمان و با هر مدل تجهیزاتی تحت فشار قرار می گیرند.

کارمندان دانش محور یا به عبارتی قشر نو کارمندانی که برای انجام کارها با هم مرتبطند، چون به ارائه خدمات تحت وب خو گرفته انتظار دارند بتوانند این گونه تعاملات را به آسانی انجام دهند، مثلا می خواهند دستیابی به اسناد و مدارک در محل کارشان به راحتی باز کردن یک کتاب آنلاین باشد. این انتظارات خاص برای انجام آسان و سریع کارها از طریق کارمندان نسل هزاره و کارمندان متولد دهه 80 میلادی ایجاد شده است. در پنج سال آینده، سازمان ها و شرکت ها برای افزایش سرعت پردازش اطلاعات هماهنگ با این شیوه کاری پویا، نیاز به یک راه حل مناسب دارند. طبق آماری که انتشار داده شده از سوی موسسه BPW، سه چهارم نیروی کار جهانی تا سال 2020 از کارمندان نسل هزاره است. این نسل برخلاف نسل های پیشین شدیدا به فناوری دیجیتال وابسته هستند و در حال حاضر بیشتر سیستم های مدیریت محتوای قدیمی به دلیل ضعف انطباق پذیری با کاربران، ناتوانی در نگهداری اطلاعات، عدم پشتیبانی برای به اشتراک گذاری سریع اطلاعات و تعاملات داخلی شرکت و عدم دسترسی از راه دور با شکست روبرو شده اند.

سیل اطلاعاتی که روزانه با آن روبروییم، یکی از بغرنج ترین مسائل در زندگی مدرن به شمار میرود و به نظر می رسد به جای افزایش بهره وری، موجب کاهش آن می شود. ابزارها یا گجت های دستی مانند تبلت، تلفن های هوشمند یا لپ تاپ هایی که هر روز هفته و بیست و چهار ساعته با آنها وقت می گذرانیم، به جای افزایش تمرکز، باعث حواس پرتی خواهند شد. بنابراین همه شرکت ها باید گردش اطلاعات خود را در ساده ترین شکل ممکن حفظ کنند. در غیر این صورت امکان دارد، با افزایش حجم اطلاعات و عدم رسیدگی به موقع به آنها، قسمتی از اطلاعات را از دست بدهند. طبق برآورد انجمن متخصصان اطلاعات AIIM سالانه حدود 15 میلیارد پوند به بازیابی اسناد گمشده در محل کار اختصاص داده می شود. در حال حاضر برای پوشش حجم زیاد اطلاعاتی که در اختیار مدیران واقع شده است، تعداد ابزارهای فناوری اصلا مطرح نیست؛ بلکه زمان آن رسیده که در پی سیستم های ساده برای تبادل و اشتراک سریع اطلاعات باشیم. با وبلاگ عینک سفارشی همراه باشید:

اشتراک گذاری و مراقبت از اطلاعات

کارمندان با کار کردن در کنار همدیگر، به توسعه محصولات و ارائه خدمات بهتر، اجرای استراتژی ها، تصمیم های تجاری مناسب و افزایش درآمد یاری خواهند کرد. این همکاری به معنی کار کردن با همکاران، شرکا و سهامداران خارجی روی اسناد و مدارک، برنامه ها، گزارش ها و موضوعات دیگر تجاری به منظور اجرای یک پروژه است. بیشتر افراد علاقه داشته که مشتاقانه در پروژه های مبتنی بر کار همکاری کنند. از هر 10 کارمند، 9 نفر به همکاری متکی بر اشتراک گذاری دانش اهمیت داده و از هر 10 کارمند، 8 نفر قبلا فناوری های مربوط به این نوع همکاری را به کار برده اند؛ این خبر خوبی است. ولی قسمت بد موضوع آنجا است که بیش از نیمی از این افراد از ابزار هایی که در اختیار آنها قرار داده شده راضی نبوده و این مساله با شکاف بین نسل ها بیشتر بروز می کند.

چه کاری می توان انجام داد؟

با مطالعات اجرا شده، روشن است که کارمندان دانش محور برای انجام مفید و موثر کار خود نیازمند ابزار مناسب هستند. آنها با استفاده از گوشی های تلفن همراه، تبلت و لپ تاپ با همکاران خود به آسانی در خارج از ساعات کاری یا در خانه انش و اطلاعات را منتقل می کنند. بزرگ ترین مانع برای همکاری های دانش محور در محیط کاری مدرن، سیستم های سنتی به اشتراک گذاری فایل هستند که اجازه دسترسی به فناوری های هوشمند را نخواهند داد. اگر شبکه سازمانی بیش از حد محدودیت داشته باشد یا کار کردن با آن بسیار سخت باشد، کارمندان از شبکه های عمومی یا ایمیل های شخصی شان برای به اشتراک گذاری فایل ها استفاده می کنند.

بنابراین بدون کنترل های امنیتی و پروتکل های برقراری امنیت، هیچ چیزی نمی تواند مانع از دست رفتن اطلاعات شده یا از ارسال اشتباهی آن به افراد دیگر جلوگیری بعمل آورد؛ این موضوع منجر به چرخه ای به نام نشت اطلاعات شده که در آن حفظ و کنترل اطلاعات غیرممکن است. با دست به دست شدن اطلاعات در کانال های عمومی، شرکت به صورت بالقوه در معرض انواع تهدیدات از جمله از دست دادن اطلاعات حیاتی شرکت قرار می گیرد. راه چاره ممکن این است که سیستم های به اشتراک گذاری انعطاف پذیر و پرسرعت با نصب پروتکل ارائه شوند به طوری که کاربران قابلیت داشته به آسانی با آنها کار کنند. کنترل و بررسی سیستم ها باعث اختلال و مانع تراشی نخواهد شد درعوض این ضمانت را خواهد کرد که اطلاعات حیاتی و حساس شرکت در معرض خطر قرار نخواهند گرفت. در پایان یادآور می شویم که با فراهم ساختن شرایط مناسب در محیط کار و استفاده از ابزارهای مدیریت محتوای پر سرعت با کارکرد آسان و در کنار آنها داشتن همکاری متکی بر اشتراک گذاری دانش، می توانید به طور نامحدود از پتانسیل بهره وری و خلاقیت کارمندان خود بهترین نتیجه را کسب کنید.